Pengertian, Ciri, Fungsi, Tujuan, Jenis, Cara Membuat dan Contoh Surat Niaga – Surat niaga merupakan salah satu jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual beli barang atau jasa. Surat niaga ini sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis.
Pengertian surat niaga adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh seseorang maupun badan usaha atau perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis.
Selain pengertian diatas, ada beberapa pengertian surat niaga lainnya diantaranya yaitu:
- Surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan.
- Surat niaga adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya.
- Surat niaga adalah jenis surat yang dibuat oleh perorangan maupun suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan.
Sebuah surat niaga bisa bersifat intern maupun ekstern bergantung pada situasinya. Secara intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak tertentu dalam satu perusahaan. Sedangkan secara ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik perorangan maupun badan usaha.
Ciri-Ciri Surat Niaga
Ciri-ciri atau karakteristik surat niaga diantaranya yaitu:
- Selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
- Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
- Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
- Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
- Cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
Fungsi dan Tujuan Surat Niaga
Fungsi dan tujuan surat niaga diantaranya yaitu:
- Sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
- Sebagai alat promosi.
- Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
- Sebagai bukti dari sejarah.
- Sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan.
- Sebagai wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
- Sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
Jenis-Jenis Surat Niaga
Berikut ini macam macam surat niaga diantaranya yaitu:
- Surat Pesanan Barang atau Jasa
- Surat Penerimaan Pembayaran
- Surat Penawaran Barang atau Jasa
- Surat Permintaan Barang atau Jasa
- Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
- Surat Edaran
- Surat Tagihan
- Surat Pernyataan Keberatan
- Surat Aduan
- Surat Telegram dan Penegasannya.
Cara Membuat Surat Niaga
Dalam menulis surat niaga, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya yaitu:
- Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut dengan jelas. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
- Menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapi agar mudah diperiksa.
- Menyebutkan cara pengiriman barang/jasa yang ingin dipesan.
- Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/jasa tersebut.
- Menyebutkan bagaimana cara pengemasan atau packing yang diinginkan.
Contoh Surat Niaga
Itulah penjelasan tentang “Surat Niaga : Pengertian, Ciri, Fungsi, Tujuan, Jenis, Cara Membuat dan Contoh Surat Niaga Lengkap“, semoga bermanfaat