Arsip : Pengertian, Peran, Fungsi, Tujuan, Sifat serta Jenis Arsip dan Kearsipan Lengkap

Pengertian, Peran, Fungsi, Tujuan, Sifat serta Jenis Arsip dan Kearsipan – Apa itu arsip dan kearsipan? Jika belum memahaminya, tenang saja berikut pembahasan materi tentang pengertian arsip secara lengkap.

Contents show

Pengertian Arsip Secara Umum

Pengertian arsip secara umum adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketika dalam bentuk huruf, angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya.

Definisi arsip adalah naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok atau kumpulan, dalam bentuk tertulis atau bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman).

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli dan Berbagai Sumber

Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Pengertian arsip menurut LAN adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur- prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Maulana (1974:18)

Menurut Maulana, Kearsiapan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

Drs. Ig. Wursanto (1989:2)

Menurut Drs Ig. Wursanto, Arsip adalah kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Undang-Undang No.7 Tahun 1971

Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, Arsip adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pasal 1 Angka 2 UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kamus Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Maulana dalam Wursanto (1991:18)

Menurut Maulana, Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemudian dapat berwujud berupa surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat sendiri oleh setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.

Hadi Abubakar (1996:8-9)

Menurut Hadi Abubakar, Arsip dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Yunani yakni “arche” yang memiliki arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi “ta archia” Dalam hal ini ta archia yang berarti catatan. Selanjutnya ta arcia berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan.

Agus Sugiarto (2005:5)

Menurut Agus Sugiarto, Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Suraja (2006:33)

Menurut Suraja, Arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga jika diperlukan dapa disediakan dengan mudah dan cepat. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis sehingga saat diperlukan informasinya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Ensiklopedia Administrasi

Menurut ensiklopedia administrasi, pengertian kearsipan yaitu:

Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, Arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Wursanto

Menurut Wursanto, Arsip adalah salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, diantaranya formulir, surat, dan laporan.

Dr. Basir Barthos

Menurut Dr. Basir Barthos, Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok, persoalan) atau pun peristiwa.

Peran Arsip

Peranan atau kegunaan arsip diantaranya yaitu:

Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah tertentu.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
Sebagai bukti resmi tanggung jawab penyelenggaraan administrasi.

Fungsi Arsip

Fungsi arsip secara umum yaitu:

Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang autentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.

Sedangkan fungsi arsip menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 2, yaitu:

Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok atau pun dalam penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Tujuan Kearsipan

Tujuan dilakukan kearsipan yaitu:

Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.
Menghemat waktu dan tenaga.
Menghemat tempat penyimpanan.
Menjaga rahasia arsip.
Menjaga kelestarian arsip.
Menyelamatkan tanggung jawab perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

Sifat dan Karakteristik Arsip

Sifat dan karakteristik atau ciri arsip diantaranya yaitu:

Autentik, ini berarti arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
Legal, ini berarti arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
Unik, ini berarti setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Saat arsip diduplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
Terpercaya, ini berarti arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis-Jenis Arsip

Jenis jenis arsip dibagi menjadi beberapa kelompok, diantaranya:

Arsip Menurut Subjek atau Isinya

Arsip kepegawaian, contohnya daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
Arsip Keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
Arsip Pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
Daftar pendidikan, contohnya kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

Arsip Menurut Fungsinya

Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
Pita rekaman
Mikrofilm
Disket
Compact disk (CD)
Flash disk

Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau dokumen utama.
Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
Arsip Salinan, yaitu dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
Arsip berguna, contohnya presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
Arsip penting, contohnya surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
Arsip vital, contohnya akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit organisasi.

Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

Arsip Menurut Nilai Gunanya

Arsip bernilai informasi, contohnya pengumuman, pemberitahuan dan undangan
Arsip bernilai administrasi, contohnya ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
Arsip bernilai hukum, contohnya akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
Arsip bernilai sejarah, contohnya laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa
Arsip bernilai ilmiah, contohnya hasil penelitian
Arsip bernilai keuangan, contohnya kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
Arsip bernilai pendidikan, contohnya karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.