Pengertian, Fungsi, Jenis, Struktur Bagian dan Contoh Surat Edaran – Surat edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan resmi dalam instansi, lembaga atau organisasi. Lebih jelasnya, definisi surat edaran adalah sebuah surat pemberitahuan resmi yang diedarkan secara tertulis dan ditujukan untuk berbagai pihak.
Secara singkat, pengertian surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat atau pegawai. Biasanya surat edaran ditujukan untuk lingkungan umum tapi dalam ruang lingkup tertentu, surat edaran ini berisi tentang penjelasan tentang suatu hal atau pemberitahuan tentang suatu hal, seperti kebijakan baru dari pimpinan instansi, peraturan baru dan lain sebagainya.
Ditinjau dari isinya, surat edaran bisa berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk, dan pengumuman. Biasanya surat edaran dapat digunakan untuk dasar pembuatan kebijakan tertentu. Surat edaran termasuk surat resmi karena menggunakan bahasa resmi, yang singkat, jelas, padat dan mencerminkan ciri dari organisasi yang membuat surat.
Contoh surat edaran diantaranya seperti surat kepala sekolah untuk para guru, kepala sekolah untuk siswa, rektor untuk dosen, direktur untuk pegawai dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Edaran
Fungsi dibuatnya surat edaran diantaranya yaitu untuk menyampaikan informasi atau pengumuman kepada orang banyak yang bersifat tidak rahasia.
Secara khusus, fungsi surat edaran adalah sebagai petunjuk dan penjelasan mengenai pelaksanaan atau peraturan bagi instansi dan sebagai pemberitahuan atau pengumuman bagi perusahaan swasta.
Lebih singkatnya, fungsi surat edaran diantaranya yaitu:
- Untuk menyampaikan pengumuman atau informasi kepada orang banyak yang bersifat tidak rahasia.
- Bagi instansi pemerintah berfungsi sebagai pemberi petunjuk, penjelasan tentang peraturan atau pelaksanaan.
- Bagi perusahaan swasta berfungsi sebagai pengumuman dan pemberitahuan.
Jenis-Jenis Surat Edaran
Berikut ini macam macam jenis surat edaran diantaranya yaitu:
Surat edaran terbatas, yaitu surat yang biasanya ditujukan dari satu organisasi atau instansi pada para anggotanya saja, misalnya seperti surat edaran dari koperasi kepada para anggota koperasi, surat dari ketua osis untuk anggota osis, dan lain sebagainya.
Surat edaran tidak terbatas, yaitu surat yang ditujukan kepada masyarakat luas.
Selain kedua jenis surat edaran tersebut, ada beberapa jenis surat edaran lainnya, diantaranya yaitu:
Surat edaran pemerintah yaitu surat edaran yang terdapat pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Contoh surat edaran pemerintah diantaranya edaran tentang perayaan hari besar nasional, edaran tentang sensus penduduk, edaran tentang pemilu dan lain sebagainya.
Surat edaran dari instansi pemerintah yaitu surat edaran yang berisi tentang pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang petunjuk UAS.
Surat edaran dari perusahaan, terdiri dari 2 jenis:
- Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu.
- Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk ke seluruh lapisan masyarakat.
Bagian-Bagian Surat Edaran
Bagian bagian atau susunan atau struktur surat edaran terdiri dari:
Kepala surat
Pada bagian ini terdapat kop surat terdiri atas logo, nama dan alamat organisasi, instansi atau lembaga. Kop surat biasanya digunakan untuk menunjukan surat formal dan non-formal.
Biasanya kata “surat edaran” ditulis dengan huruf kapital dan ditulis menggunakan garis bawah. Kemudian pada bagian kiri bawah ditulis nomor surat, sifat surat (misalnya penting), perihal dan alamat yang dituju tapi ada pula nomer surat yang ditulis pada bagian bawah kata “surat edaran”. Pada bagian kanan ditulis tanggal, bulan dan tahun kapan surat tersebut dibuat. Cara penulisan pada bagian kepala surat ini berbeda-beda tergantung pembuat surat.
Isi surat
Biasanya pada bagian ini berisi pengumuman atau informasi apa yang ingin disampaikan kepada umum, dengan urutan pendahuluan, isi pokok surat dan penutup.
Kaki surat
Pada bagian kaki surat, berisikan nama jabatan, tanda tangan pengirim surat, nama lengkap, nip, stempel/cap (organisasi, instansi ataupun lembaga) dan tembusan (jika ada).
Contoh Surat Edaran
Itulah penjelasan tentang “Surat Edaran : Pengertian, Fungsi, Jenis, Struktur Bagian dan Contoh Surat Edaran Lengkap”, semoga bermanfaat