Pengertian, Syarat, Ciri, Fungsi, Struktur Bagian, Jenis dan Contoh Surat Dinas – Pengertian surat dinas adalah sebuah surat resmi rule dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga, baik itu lembaga pemerintah maupun swasta dengan tujuan untuk keperluan dinas, atau dengan kata lain surat dinas adalah surat resmi rule berisikan permasalahan kedinasan.
Surat Dinas adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi dengan tujuan untuk keperluan kedinasan. Dengan kata lain, Surat dinas ialah surat yang berisikan tentang permasalahan kedinasan yang umumnya dibuat oleh suatu lembaga atau instansi.
Isi surat dinas ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah ataupun swasta. Umumnya isi surat dinas tersebut tentang urusan seperti pengumuman, pemberian izin dan lain sebagainya. Jika ada surat yang dikirim dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas atau kegiatan dinas suatu lembaga atau instansi maka surat tersebut disebut dengan surat resmi. Mengapa surat dinas disebut surat resmi karena penulisan surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa yang resmi.
Syarat Surat Dinas
Adapun syarat syarat dalam penulisan surat dinas, diantaranya yaitu
- Format penulisan harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
- Isinya harus langsung pada inti yang akan disampaikan atau dengan kata lain tidak terlalu panjang.
- Bahasa yang digunakan yaitu bahasa resmi, sopan dan mudah dimengerti penerima surat.
- Harus menggambarkan citra dari lembaga atau instansi yang membuat surat.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Ciri ciri atau karakteristik surat dinas, diantaranya yaitu:
- Ada kop surat dan nama lembaga dan instansi.
- Ada nomer surat dan juga lampiran.
- Ada salam pembuka dan salam penutup.
- Menggunakan bahasa yang resmi.
- Ada stempel lembaga atau instansi pada surat.
Fungsi Surat Dinas
Adapun fungsi atau kegunaan/manfaat surat dinas diantaranya yaitu:
- Sebagai alat pengikat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
- Sebagai pedoman pekerjaan.
- Sebagai alat bukti.
- Sebagai bukti perkembangan suatu lembaga atau instansi.
- Dan lain sebagainya.
Struktur Bagian Surat Dinas
Berikut adalah bagian-bagian atau unsur surat dinas, diantaranya yaitu:
Kop Surat atau Kepala Surat
Bagian ini berada dibagian paling atas pada surat resmi. Dalam kop surat terdapat logo, nama dan alamat lembaga atau instansi. Nama tersebut mengacu pada induk organisasi serta pada kop surat terdapat ciri khas organisasi tersebut.
Tanggal Surat
Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat.
Nomor
Pada bagian nomor terdiri atas kode, nomer surat yang dikeluarkan., identitas lembaga atau instansi serta tahun pembuatan surat.
Lampiran
Lampiran adalah lembaran tambahan yang akan disampaikan dapat berupa lembaran kertas atau dokumen lain. Apabila tidak ada biasanya diisi tanda strip.
Perihal atau Hal
Bagian ini berisi tentang isi pokok surat dinas, seperi ditujukan untuk siapa dan untuk apa surat tersebut.
Alamat
Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain. Jika surat rahasia kata kepada tidak perlu dipakai karena telah ditulis di amplop. Jika surat dinas terbuka maka menggunakan kepada lalu langsung menggunakan nama instansi atau lembaganya. Tapi jika ditujukan untuk banyak orang harus menggunakan kata bapak, ibu atau yang lainnya dan kata Yth digunakan apabila ditujukan kepada orang atau suatu jabatan.
Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.
Isi Surat
Pada bagian ini haruslah sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan.
Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menunjukan akhir isi surat.
Nama
Pada bagian ini berisi tentang nama lengkap pengirim surat.
Tembusan
Tembusan adalah pihak yang mendapatkan tebusan atau salinan surat selain yang dialamatkan. Tebusan ini boleh digunakan atau tidak bergantung pada surat tersebut membutuhkan tebusan atau tidak.
Inisial
Biasanya inisial ditempatkan pada bagian kiri bawah tebusan surat (jika ada).
Jenis-Jenis Surat Dinas
Secara umum, ada 10 macam surat dinas diantaranya yaitu:
Surat pemberitahuan, yaitu jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.
Surat Kuasa, yaitu surat dinas yang berisi tentang pelimpahan kekuasaan dari pejabat kepada pejabat lain yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberikan kuasa tersebut karena orang yang memberikan kuasa tidak dapat melakukan sendiri.
Surat Undangan, yaitu surat dinas yang berisi tentang pemberitahuan yang bersifat mengharap kehadiran seseorang atau kelompok agar berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.
Surat Memo atau Nota Dinas, yaitu jenis surat dinas khusus yang digunakan secara intern dalam suatu lembaga atau instansi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.
Surat Keterangan, yaitu jenis surat dinas yang digunakan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau suatu hal tertentu.
Surat Pengantar, yaitu jenis surat dinas yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar orang yag menerima mengetahui tujuan sesuatu yang diterimanya.
Surat Edaran, yaitu jenis surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang suatu yang ditujukan pada beberapa orang atau banyak pihak.
Surat Instruksi, yaitu jenis surat yang berisi perintah dan petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijakan pimpinan.
Surat Tugas, yaitu jenis surat dinas yang datang dari pihak yang memiliki posisi lebih tinggi kepada seseorang atau kelompok bawahannya untuk melaksanakan tugas tertentu.
Surat Perintah, yaitu jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi yang berada pada posisi yang lebih tinggi ke instansi yang lebih rendah agar instansi tersebut bisa melakukan dan tidak melakukan sesuatu sebagaimana yang telah dijelaskan dalam surat tersebut.
Contoh Surat Dinas
Itulah penjelasan tentang “Surat Dinas : Pengertian, Syarat, Ciri, Fungsi, Struktur Bagian, Jenis dan Contoh Surat Dinas Lengkap“, semoga bermanfaat